Das richtige Meeting zur falschen Zeit?!

Informations- oder Diskussionsrunde? Warum klare Meeting-Erwartungen deine Führungskraft stärken

Du startest ein Meeting – und dann passiert’s:

• Endlose Diskussionen über Kleinigkeiten
• Mitarbeiter stellen längst entschiedene Dinge infrage
• Du kommst kaum dazu, deine Punkte strukturiert zu übermitteln

Was eigentlich eine kurze Informationsrunde sein sollte, wird zum zeitraubenden Schlagabtausch. Die Agenda zerfasert, der Fokus geht verloren – und am Ende verlässt du das Meeting frustriert. Kommt dir das bekannt vor?

Dann bist du nicht allein. Dieses Szenario gehört zu den häufigsten Zeitfressern im Führungsalltag – vor allem in hybriden und virtuellen Teams.

Das eigentliche Problem: Fehlende Rollenklarheit im Meeting

Die Ursache liegt selten bei den Mitarbeitenden – sondern fast immer in der fehlenden kommunikativen Erwartungsklärung durch die Führungskraft. Denn wenn zu Beginn eines Meetings nicht klar ist, was genau die Rolle der Teilnehmenden ist, entsteht Raum für Missverständnisse:

• Dürfen wir mitdiskutieren oder nicht?
• Ist das hier ein Status-Update oder eine Entscheidungsvorbereitung?
• Was wird von mir erwartet – Zustimmung, Kritik oder einfach Zuhören?

In der Folge interpretieren Teammitglieder das Meeting individuell – und handeln danach. Der eine diskutiert, der nächste schweigt, ein dritter stellt Grundsatzfragen. Das Ergebnis: Verwirrung, Reibungsverluste und Zeitverschwendung.

Führung heißt: Erwartungen managen – nicht nur Inhalte liefern

Viele Führungskräfte konzentrieren sich vor Meetings auf Inhalte, Zahlen und To-dos. Sie bereiten Fakten vor, sortieren Themen – aber vergessen das Wichtigste: Die kommunikative Rahmung.

Dabei ist diese oft der entscheidende Hebel für Wirksamkeit. Denn:

      „Menschen orientieren sich nicht nur an dem, was gesagt wird – sondern an dem, was sie glauben, tun zu sollen.“

Die Lösung: Klare Meeting-Typen kommunizieren

Der einfachste Weg, Meetings effizienter zu gestalten, ist zugleich der wirksamste:

Kommuniziere zu Beginn klar, worum es geht – und was du erwartest.

Zwei einfache, aber effektive Beispiele:

Info-Runde:

„Ich gebe euch heute ein paar wichtige Updates. Es geht nicht um Diskussion – sondern darum, dass ihr auf dem aktuellen Stand seid.“

Diskussionsrunde:

„Heute brauche ich euer Feedback. Ich habe ein Thema vorbereitet, zu dem ich eure Einschätzung will. Bitte bringt euch aktiv ein.“

Klingt simpel? Ist es auch. Aber der Effekt ist enorm.

Denn diese klare Ansage…

✅ schafft sofort Orientierung

✅ erhöht die Disziplin im Meeting

✅ spart Zeit & verhindert unnötige Diskussionen

✅ positioniert dich als souveräne, zielgerichtete Führungskraft

Warum das besonders in virtuellen Meetings entscheidend ist

In virtuellen oder hybriden Formaten fehlt oft die nonverbale Ebene:

     •           Wer will gerade sprechen?

     •           Wer ist noch beim Thema?

     •           Wie ist die Stimmung im Raum?

Umso wichtiger ist es, den Rahmen explizit zu machen. Klare Kommunikationssignale helfen hier doppelt:

     •           Sie ersetzen fehlende Körpersprache

     •           Sie verhindern Missverständnisse, die sonst leicht entstehen

Kurz: Virtuelle Führung braucht doppelte Klarheit – besonders bei Meeting-Formaten.

Warum viele Führungskräfte diesen Schritt auslassen

Vielleicht fragst du dich:

„Aber ist das nicht selbstverständlich?“

Nein. Nicht in der Praxis. Viele Führungskräfte gehen davon aus, dass ihr Team schon versteht, worum es geht. Doch gerade bei digitalem Arbeiten, Zeitdruck und komplexen Themen gilt:

Was nicht klar gesagt wird, wird individuell interpretiert.

Und genau hier entstehen die unnötigen Diskussionen, Rückfragen oder Missverständnisse.

Klare Ansagen sind keine Härte – sie sind ein Zeichen von guter Führung.

Führung heißt: Verantwortung für den Rahmen übernehmen

Wenn du als Führungskraft willst, dass Meetings effizient, zielgerichtet und produktiv verlaufen, musst du den Rahmen setzen. Das ist kein Mikromanagement – sondern ein Zeichen von Kommunikationssouveränität.

Du steuerst damit:

     •           Aufmerksamkeit

     •           Verhalten

     •           Ergebnisfokus

Und genau das ist Führungsarbeit.

Fazit: Kleine Ansage, große Wirkung

Meetings, in denen niemand weiß, was von ihnen erwartet wird, kosten Zeit, Nerven und Vertrauen.

Mit einem einzigen Satz zu Beginn kannst du das verhindern.

Erinnere dich an diese Faustregel:

Wer führt, gibt nicht nur Inhalte – sondern auch Richtung und Rolle vor.

Also:

Beim nächsten Meeting – egal ob digital oder vor Ort – starte mit einer klaren Ansage. Du wirst den Unterschied sofort merken.

Du willst mehr Führung mit Wirkung?

Wir helfen Führungskräften, ihre Kommunikation so zu gestalten, dass sie Produktivität, Verlässlichkeit und Entscheidungsstärke im Team steigert – ob remote oder vor Ort.