Stand: 24. August 2026
Datenschutz
Diese Erklärung beschreibt, wie Daten auf der Website, im Organisationscheck, bei der Terminbuchung und in der digitalen Transferbegleitung verarbeitet werden.
1. Verantwortlicher
adept. Beratung – Anne & Alexander Deppner GbR
Speckenreye 66
22119 Hamburg
E-Mail: kontakt@mindshift-work.com
Telefon: +49 (0) 160 5252 512
2. Aufruf der Website
Beim Aufruf der Website verarbeitet die Hosting-Infrastruktur technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Statusdaten. Dies dient der sicheren Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Website wird über OpenAI Sites und die zugrunde liegende Cloudflare-Infrastruktur bereitgestellt. Eigene Werbe- oder Reichweiten-Tracker sind derzeit nicht eingebunden.
3. Organisationscheck
Im Organisationscheck werden neun Auswahlantworten und eine Freitextantwort, eine zufällige Vorgangsnummer, Zeitstempel und Bearbeitungsstatus gespeichert. Hinzu kommen die strukturierte KI-Auswertung, Evidenzbezüge und Versionsangaben. Name und E-Mail-Adresse werden nur gespeichert, wenn die Zusendung der bereits angezeigten Auswertung freiwillig angefordert wird.
Die Rohantworten werden zuerst in der Datenbank der Organisationscheck-Anwendung gespeichert und zusätzlich über Google Apps Script in Google Sheets gespiegelt. Anschließend werden sie serverseitig über die OpenAI Responses API ausgewertet. Rohantworten und Analyse bleiben voneinander unterscheidbar. Die Ergebnis-E-Mail wird über Resend versendet.
Ohne Kontaktdaten ist der Datensatz grundsätzlich nur über die zufällige Vorgangsnummer gekennzeichnet. Er ist jedoch nicht garantiert anonym, weil Freitext identifizierende Angaben enthalten kann und technische Dienste Verbindungsdaten verarbeiten. Beim freiwilligen E-Mail-Versand ist die Auswertung der angegebenen Adresse zuordenbar.
Zwecke sind Bereitstellung, Fehlerbehebung, fachliche Evaluation und Validierung des Organisationschecks. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; für den freiwilligen E-Mail-Versand Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine ausführliche, direkt am Organisationscheck verfügbare Erklärung einschließlich Datenfluss finden Sie unter check.mindshift-work.com/datenschutz.
4. KI-Verarbeitung durch OpenAI
Für KI-gestützte Funktionen werden die dafür erforderlichen Eingaben an OpenAI übermittelt. Beim Organisationscheck fordert die Anwendung mit store: false keine dauerhafte Speicherung der Response bei OpenAI an. OpenAI verwendet API-Inhalte standardmäßig nicht zum Training, sofern nicht ausdrücklich in eine Freigabe eingewilligt wurde. Nach den veröffentlichten Standardregeln können API-Inhalte in Sicherheitsprotokollen bis zu 30 Tage vorgehalten werden; eine gesonderte Zero-Data-Retention-Vereinbarung besteht für diese Anwendung derzeit nicht. Datenkontrollen der OpenAI API
5. Optionale Ergebnis-E-Mail über Resend
Wenn Sie die Auswertung per E-Mail anfordern, werden E-Mail-Adresse, optionaler Name und Inhalt der Nachricht an Resend (Plus Five Five, Inc.) übermittelt. Dies geschieht nur für den angeforderten Versand. Dabei kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden. Datenschutzerklärung von Resend
6. Terminbuchung über Calendly
Links zur Terminbuchung führen zu Calendly. Erst wenn Sie den Link öffnen und dort einen Termin anfragen, verarbeitet Calendly die von Ihnen eingegebenen Kontakt- und Termindaten sowie technische Nutzungsdaten. Zweck ist die von Ihnen gewünschte Terminplanung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Ihre freiwillige Veranlassung. Calendly kann Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten. Datenschutzhinweise von Calendly
7. Digitale Transferbegleitung
Bei Nutzung der digitalen Transferbegleitung werden die dort eingegebenen Ziele, Beobachtungen, Reflexionen, vereinbarten nächsten Schritte, technische Status- und Versionsangaben sowie ein pseudonymer Teilnehmendencode gespeichert. Freigegebene Pilotfälle können berechtigten Prüfern zur fachlichen Qualitätsbewertung angezeigt werden. Ein Rückkehr-Link arbeitet mit einem zufälligen Zugriffsschlüssel. Eine E-Mail-Adresse wird nur kurzfristig für den freiwillig angeforderten Versand dieses Links an Resend übermittelt; sie wird nicht als Feld im Transferfall gespeichert.
Die Angaben werden zur Bereitstellung des jeweiligen Transferprozesses, für Zwischenreflexionen und – nur bei ausdrücklicher Freigabe – zur fachlichen Evaluation verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die im Werkzeug eingeholte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Transferbegleitung Teil eines vereinbarten Auftrags ist.
8. Speicherdauer
Website-Protokolle werden nur so lange vorgehalten, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist. Daten des Organisationschecks und der digitalen Transferbegleitung werden derzeit gespeichert, solange sie für Bereitstellung, fachliche Evaluation und Validierung benötigt werden. Eine feste automatische Löschfrist ist für diese beiden Anwendungen aktuell nicht eingerichtet. Sie können jederzeit die Löschung verlangen; gesetzliche Aufbewahrungspflichten und entgegenstehende Rechte bleiben unberührt. Diese Löschpraxis soll vor einem breiten Regelbetrieb durch eine verbindliche Frist und einen dokumentierten Löschlauf ergänzt werden.
9. Empfänger und Drittlandverarbeitung
Zugriff erhalten nur berechtigte Personen von mindshift.work und Dienstleister, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Eingesetzt werden insbesondere OpenAI und die Sites-/Cloudflare-Infrastruktur für Betrieb und KI-Funktionen, Google für die Spiegelung der Organisationscheck-Daten, Resend für angeforderte E-Mails sowie Calendly für die freiwillige Terminbuchung. Bei Anbietern mit Sitz oder Infrastruktur außerhalb der EU/des EWR kann eine Drittlandverarbeitung stattfinden. Informationen zu Garantien, Unterauftragsverarbeitern und Betroffenenrechten enthalten die verlinkten Datenschutzhinweise der Anbieter.
10. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie dazu an kontakt@mindshift-work.com. Bei einem Datensatz des Organisationschecks helfen die Vorgangsnummer oder die für den Versand genutzte E-Mail-Adresse bei der Zuordnung. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.
11. Aktualisierung
Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Dienste, Datenflüsse oder Speicherkonzepte ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite verfügbar.
Hinweis: Diese Darstellung dokumentiert den aktuellen technischen Datenfluss. Sie ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung, insbesondere nicht die Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen, Drittlandgarantien, Löschkonzept und betrieblicher Mitbestimmung.